Hier is een stappenplan voor het organiseren van een goed kano slalom wedstrijd. Of het nu gaat om een wedstrijd die al jaren lang op de kalender staat of als het een nieuw concept is, het is goed om te weten wat je doet en waarom je het doet. Regelmatig je concept bijstellen en de organisatie tegen het licht houden is heel belangrijk.
Zeker bij wedsrijden die terugkijken op een lange traditie, is dat soms moeilijk. Maar zoals we van Darwin leerde:
"It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is most adaptable to change."
De wereld van kanoslalom is verandert, maar zeker ook de wereld om ons heen. Er is meer concurrentie van andere sporten en ook binnen de kanosport. Kanopolo, Freestyle zijn nu disciplines die veel jongeren aantrekkelijk vinden. Het is daarom een grote uitdaging om mensen naar je evenement te trekken. Ook is kanoslalom echt geen gemakkelijke sport, het is lastig om er echt goed in te worden. Om te groeien als wedstrijd zal je je niet op de toppers moeten richten, maar juist iets bieden om de aanwas van onderaf te stimuleren.
Stappenplan voor de organisatie van een kanoslalom wedstrijd
- Onderzoek de uitgangspunten voor de wedstrijd
- Wie wil je op je wedstrijd ontvangen en waarom?
- Analyseer wat voor jou, voor de club, of voor de gasten echt belangrijk is.
- Hoe groot wil je zijn of worden
- Wat wil je bereiken, sportief, financieel en op andere vlakken. (PR, Goodwill etc.)
- Wat wil je behouden en wat wil je anders doen?
- Zit je in een serie van wedsrijden of een competietie? (Winter cup, Holland cup, Euro Cup)
- heb je een vereniging achter je?
- Heb je vrijwilligers tot je beschikking
- Wat is de beoogde lokatie?
- Communiceer over je wedstrijd
- Interne communicatie naar club en eventuele werkgroep
- Extrerne communicatie naar potentiele deelnemers
- Externe communicatie voor sponsoren
- Externe communicatie voor publiek en pers
- Planning en organisatie
- Oktober-november plan de datum, kijk ook naar duitse en Belgische kalender. Overleg met andere verenigingen.
- 6 maanden voor wedstrijd vraag vergunningen aan, overleg met betrokkenen zoals terreineigenaren,kampeerplaats of waterschap.
- 4 maanden voor de wedstrijd, vul de on-line kalenders, stuur uitnodigingen, benader vrijwilligers. Vraag offerte bij CloudTimer of andere tijdregistratie partij.
- 3 maanden vooraf maak een vrijwilligersplanning, open de on-line inschrijving maak facebook -evenement aan.
- 2 maanden vooraf: maak meer promotie, ga flyeren op andere wedstrijden. Ga ook prijzen, sponsoren (kanowinkels) benaderen
- 1 maand vooraf: Communiceer vrijwilligersbezetting, ga door met promotie. Check materialen, startnummers
- 1 week van te voren maak clubgebouw schoon en in orde
- 1 dag van te voren hang parcours op, verzorg de aankleding, vlaggen, reclamebanners, geluidsinstallatie en voorzieningen voor tijdregistratie. (denk wel aan beveiliging en diefstal)
- Communiceer naar de deelnemers
- Zorg dat je zoveel moegelijk rechtstreeks naar de deelnemers communiceert, gebruik, mail, faceboor en website(s)
- Voorlopige startlijst
- Programma met trainings en wedsrijdtijden
- Lokatie kaartje met o.a. start, finish, centrale post EHBO, kleedkamers, plaats voor uitslagen
- Aandachtpunten voor veiligheid en dergelijke
- Telpostindeling
- Routebeschrijving
- Etc.
- Tijdens de wedstrijd
- Zorg dat de vrijwilliers en de deelnemers weten waar ze aan toe zijn. maak gebruik van de omroepinstallatie.
- Maak er iets gezelligs van voor de deelnemers en vrijwilligers.
- Laat de deelnemers, begeleiders en publiek zich thuis voelen bij jouw wedstrijd en club.
- Update facebook, twitter, instagram etc.
- Denk ook aan een programma: product- of kano Demo's, springkussen voor de kleintjes.
- Zorg voor een snelle en efficiente prijsuitreiking (de meeste deelnemrs willen snel naar huis!)
- Na de wedstrijd:
- Schrijf stukjes voor de krant, Kanosport, websites etc.
- Dank de vrijwilligers, probeer iest te doen voor de vrijwilligers. Een BBQ ter afsluiting?
- Dank de sponsoren door een vernoeming in webartikelen.
Natuurlijk hangt heel veel van het succes af van de effert die je als organisatie in het evenement stopt. Het kan zijn dat ik nog belangrijke dingen vergeten ben of dat er dingen anders zijn voor jouw specifieke wedstrijd.
Het allerbelangrijkste bij het organiseren van een wedstrijd is:
"By failing to prepare, you are prepairing to fail" Quote van Benjamin Franklin
99% van de vragen en problemen tijdens een wedstrijd, van vrijwilligers, deelnemers of publiek zijn te voorkomen door goede voorbereiding. Dit maakt de wedstrijd beter en leuker voor iedereen.
